E-Mail ist und bleibt das universelle Medium für den Nachrichtenaustausch

E-Mail

Ein Verein sollte per E-Mail erreichbar sein. E-Mail ist und bleibt das universelle Medium für den Nachrichtenaustausch, WhatsApp, Slack und alle anderen neumodischeren Medien zum Trotz. Wenn Sie nach einem neuen E-Mail-Provider für Ihren Verein suchen und vielleicht parallel über eine neue Vereins-Software einen neuen Anbieter für Ihre Homepage oder ein neues Online-Office-Paket nachdenken, sollten Sie letztere Punkte vielleicht vorziehen. Es kann nämlich sein, dass Im Vereins-Software-, Hosting- oder Office-Paket bereits eine oder mehrere E-Mail-Adressen enthalten sind und Sie sich nicht um einen weiteren Anbieter kümmern müssen.


Suchen Sie losgelöst von anderen Anwendungen nach einem E-Mail-Anbieter, sind Mailbox.org, Posteo und Tutanota eine gute Wahl. Alle drei Anbieter sind deutsch und legen großen Wert auf den Datenschutz.
Bei Tutanota erhält man für 12 Euro pro Jahr eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain, einem GByte Speicherplatz und 5 E-Mail-Alias-Adressen. Tutanota spendet zudem erweiterte Accounts an Non-Profit-Organisationen. Sie erhalten bis zu 10 Konten, 1 GByte an Cloud-Speicherplatz sowie 100 Alias-Adressen umsonst. Es ist nur eine Verwaltungsgebühr bei der Plattform Stifter-helfen von 4 Euro fällig (www.stifter-helfen.de). Es gibt dort auch noch ein größeres Paket mit 50 Adressen für eine Verwaltungsgebühr von 13 Euro.

Mailbox.org stellt für einen Euro pro Monat werbefrei eine E-Mail-Adresse mit der Endung @mailbox.org, drei Alias-Adressen und 2 GByte Speicherplatz für Mails bereit. Ab dem Tarif Standard für 3 Euro pro Monat können Vereine, die bereits eine Domain besitzen, diese mit Mailbox.org verbinden und ihre Mails mit dem Dienst empfangen.
Bei Posteo kostet ein werbefreies Postfach mit 2 GByte Speicherplatz und einem Kalender nur einen Euro pro Monat. Dafür kann man allerdings keine eigene E-Mail-Domain nutzen, sondern erhält eine Adresse der Form rafting-verein-garbsen@posteo.de und zwei Alias-Adressen.

Zugriff

Alle Mail-Anbieter stellen Web-Frontends bereit, über die man per Browser auf die Postfächer zugreifen kann. Um ein, zwei Mal pro Woche Mails zu checken, genügen diese vollends. Bequemer lassen sich Mail allerdings mit einem Desktop-Programm abrufen und bearbeiten. Für Windows, macOS und Linux empfiehlt sich Thunderbird. Das Programm wird als quelloffene Software entwickelt und ist kostenlos.

Insbesondere, wenn mehrere Mitarbeiter im Verein auf einzelne Postfächer zugreifen - etwa bei einem gemeinsamen Vorstands-Account -, ist es ratsam, Post über das sogenannte IMAP-Protokoll abzurufen. Es ermöglicht es, auf dem Server Ordner einzurichten, auf die alle Nutzer zugreifen können und innerhalb derer alle den gleichen Mailbestand zu Gesicht bekommen.

Newsletter

Mail eignet sich auch hervorragend, um Mitglieder per Newsletter über Neuigkeiten aus dem Vereinsleben auf dem Laufenden zu halten. Mit einem Newsletter-Versender ist es keine große Sache, einen E-Mail-Verteiler aufzubauen (Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nicht vergessen).
Als datenschutzkonforme Dienstleister eignen sich zum Beispiel das niederländische Unternehmen Revue und der deutsche Anbieter Sendinblue. Bei Revue ist der Versand nichtkommerzieller Newsletter völlig kostenlos. Sendinblue berechnet für bis zu 300 versandten Mails ebenso keinen Cent.

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