Kein Schritt - ein Prozess

Vielleicht sind die Covid-19-Pandemie und ihre Nachwirkungen nicht der schlechteste Zeitpunkt, um den Umbau Ihres Vereins voranzutreiben. In der Zeit mit Corona mussten einige Aufgaben ohnehin anders gelöst werden, als bisher, per Home Office statt vor Ort in der Geschäftsstelle zum Beispiel. Hat das bei Ihrem Verein immer gut geklappt?

Digitalisierung ist für Vereine oft auch eine Überlebensfrage. Schon aus demografischen Gründen stehen zukünftig immer weniger Menschen für die Arbeit in Vereinen zur Verfügung. Und insbesondere jüngere Menschen sind immer weniger bereit, sich mit veralteten Arbeitsweisen abzuquälen, wenn sie in Vereinen mitarbeiten sollen. Warten Sie also nicht, bis der Leidensdruck zu groß wird, sondern gehen Sie das Thema Digitalisierung aktiv an.
Dabei ist es allerdings nicht damit getan, neue, effizientere, eben digitale Lösungen für die Büroaufgaben und die Kommunikation zu installieren. Erst wer näher hinschaut, sieht, welch langwieriger Weg die Digitalisierung werden kann. Digitalisierung ist weniger ein einzelner Schritt, sondern vielmehr ein langwieriger Prozess. Wir möchten Ihnen im Zuge der nächsten Kapitel praktische Tipps und ein Grundverständnis mit auf diesen Weg geben, damit Sie diesen Prozess Schritt für Schritt bewältigen können und über die Pandemie hinaus digital gut aufgestellt sind.

Digitalisierung bringt viele Veränderungen mit sich bringt - und zwar nicht nur bei der verwendeten Hard- und Software, sondern auch in den Abläufen und im Zweifel für alle Mitglieder. Eine wichtige Aufgabe wird daher sein, den Mitgliedern die Notwendigkeit einer Veränderung klarzumachen und sie für den Prozess der Digitalisierung zu begeistern. Binden Sie möglichst viele Personen aus verschiedenen Bereichen im Verein im Digitalisierungsprozess mit ein, um die Perspektiven zum Beispiel von Vorständen, Geschäftsstellen-Mitarbeitern, Trainern und "normalen" Mitgliedern einzubeziehen. Dies hilft auch bei der späteren Akzeptanz neuer Lösungen.
Die Alexander-Otto-Sportstiftung hat im Rahmen eines Workshops für Sportvereine durchexerziert, wie der Prozess der Auswahl und Einführung eines neuen Mitgliederportals abläuft. Die Ergebnisse hat die Stiftung als Broschüre auf ihrer Homepage zum Herunterladen bereitgestellt - insbesondere für Sportvereine eine gute Ergänzung zu dieser Wissenssammlung. Die dort vorgeschlagenen Abläufe lassen sich als Blaupause für sämtliche Digitalisierungsprozesse in Ihrem Verein verwenden - auch wenn es sich nicht um einen Sportverein handelt.



Zu Beginn steht eine Bedürfnisanalyse:
Wo steht Ihr Verein, was sind seine konkreten Bedürfnisse, wo drückt der Schuh, was wollen Sie verändern? Haben Sie diese Eckdaten geklärt, können Sie in einem nächsten Schritt ein erstes Anforderungsprofil definieren, auf das Sie konkret hinarbeiten: Welche Aufgaben im Verein soll der Verein mit Hilfe digitaler Lösungen in Zukunft besser bewältigen?
In einer nächsten Phase können Sie dann, zum Beispiel in Form eines Workshops, die in Frage kommenden Anwendungen auf den Prüfstand stellen: Welches Werkzeug passt am besten in die IT-Infrastruktur Ihres Vereins? was wollen Sie umsetzen? Mit welchen Lösungen kommen die Mitglieder am besten zurecht? Insbesondere bei diesem Schritt, der Auswahl der richtigen Tools, unterstützt Sie diese Wissensbasis. Sie präsentiert eine Vorauswahl von Anwendungen, die auch mit kleinem Budget erschwinglich sind und die strengen europäischen Datenschutzvorgaben erfüllen.
Alles auf einmal umzustellen, kann gelingen, birgt aber die Gefahr, dass Sie sich verzetteln. Vielleicht gehen Sie besser schrittweise vor und fangen zum Beispiel mit einer Komponente an, zum Beispiel der Vereins-Software. Diesem zentralen Punkt widmen wir uns in einem eigenen Kapitel ausführlich.

Die Entscheidung für eine bestimmte Vereins-Software kann auch die nächsten Schritte der Digitalisierung beeinflussen: Bei einigen Anbietern können Vereine auch Ihre Homepage verwalten lassen, manchmal stehen E-Mail-Zugänge für die Kommunikation mit der Außenwelt, mitunter sogar Apps für den Vereins-internen Austausch bereit.
Auch die Homepage- und den Office-Anbietern schnüren mitunter Pakete, die über ihre Kernfunktionen hinausreichende Funktionen. Die richtigen Anbieter zu finden, bedeutet also ein wenig Puzzelei. Wie auch immer Ihre Anforderungen aussehen - in unserem Werkzeugkasten sollte für alle Zwecke etwas dabei sein.

Viel Spaß beim Digitalisieren!

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