Neu gedacht mit vielfältigen Lösungsansätzen

Während sich Videokonferenzen mehr oder weniger ad hoc abhalten lassen, gibt es bei jährlichen Mitgliederversammlungen weitere rechtliche Bedingungen zu beachten. Grundsätzlich lässt das Vereinsrecht eine Online-Mitgliederversammlung zum Beispiel nur zu, wenn die Satzung des Vereins das vorsieht; ansonsten ist eine räumliche Zusammenkunft der Mitglieder erforderlich.
Das "Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht" (Covid-19-Gesetz)" macht es Vereinen allerdings möglich, ohne ausdrückliche Ermächtigung in der Satzung virtuelle Mitgliederversammlungen abzuhalten. Diese Gesetzesänderung gilt jedoch nach aktuellem Stand nur vorübergehend bis zum 31.12.2021.

Zudem wurden die Anforderungen an Beschlussfassungen im Umlaufverfahren erleichtert. Hierfür ist nun nicht mehr die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich. Eine Mehrheit nach den gesetzlichen Regelungen oder denen der Satzung soll nun ausreichen. Allerdings müssen alle Mitglieder beteiligt werden, und mindestens die Hälfte der Mitglieder muss seine Stimme abgeben.

Auch wenn das Covid-19-gesetz die Durchführung von Mitgliederversammlungen erleichtert, unterscheiden sich Online-Versammlungen deutlich von Veranstaltungen vor Ort. So weiß man bei Mitgliederversammlungen mit echten Menschen in aller Regel, wie viele Teilnehmer kommen und hat einen geeigneten Raum. Bei einer Online-Versammlung muss man vorab klären, wie viele Teilnehmer zu erwarten sein werden - was sich auf die Auswahl der digitalen Werkzeuge auswirkt, zum Beispiel auf die Videokonferenzlösung.
Man kann auch nicht davon ausgehen, dass jedes Mitglied Technik-affin ist und problemlos mit einer Videokonferenz klarkommt. Daher sollte der Verein den Mitgliedern im Vorfeld die Möglichkeit geben, die ihnen vorhandene Technik zu  prüfen, sodass am Tag der Veranstaltung die Anfragen an den technischen Support so gering wie möglich ausfallen. Aber auch der Vorstand als Veranstalter sollte vorab seine Technik testen und zum Beispiel versuchsweise eine Wahl durchführen.
Die deutsche Sportjugend hat auf ihrer Homepage eine sehr detaillierte Checkliste bereitgestellt, die hilft, digitale Mitgliederversammlungen vorzubereiten und durchzuführen. Sie finden einen Verweis darauf am Ende.

votesUP!

Ein wichtiger Punkt, auf den die Liste nicht eingeht, ist die Software für Wahlen. Man will ja in aller Regel Entscheidungen treffen, die rechtssicher sind. Der Landessportbund NRW und die Sportjugend NRW zum Beispiel empfehlen allen Sportvereinen in Nordrhein-Westfalen das Online-Tool votesUP! (votesup.eu/info). Sowohl Veranstalter als auch Teilnehmer benötigen nicht mehr als einen Browser, um Abstimmungen durchzuführen beziehungsweise daran teilzunehmen.



votesUP!
ist kostenlos. Standardmäßig sind neue Veranstaltungen auf 50 Personen begrenzt, eine Limiterhöhung ist aber möglich. So sind nach Angaben des Betreibers bereits Veranstaltungen mit 400 und mehr aktiven Personen durchgeführt worden. Geheime Wahlen lassen sich ebenso wie offene Abstimmungen durchführen. Teilnehmerzugänge können an die persönliche E-Mail-Adresse oder an neutrale Zugangstoken gebunden sein. So können auch Mitglieder teilnehmen, die keine E-Mail haben oder ihre Adresse nicht preisgeben wollen.

Das Tool ist auf einfache Bedienbarkeit ausgelegt. Nichtsdestotrotz empfiehlt es sich, rechtzeitig das ausführliche Handbuch durchzulesen, das auf die Feinheiten der Nutzung und auch viele Spezial- und (vermeintliche) Problemfälle eingeht. Nach einer Inaktivität von 90 Tagen wird die Veranstaltung automatisch aus votesUP! gelöscht. Der Veranstalter kann sie aber auch jederzeit früher löschen.

Sportjugend und LandesSportBund NRW haben eine Vereinbarung mit der Plattform getroffen: votesUP! stellt über einen gesonderten Zugang Kapazitäten für Sportverbände und Sportvereine aus NRW sowie dessen Untergliederungen zur Verfügung.
(https://www.vibss.de/vereinsmanagement/recht/aktuelles/digitale-mitgliederversammlungen-organisieren/virtuelle-abstimmungen-mit-votesup-durchfuehren)

Auch der LSB Niedersachsen hat mit der Plattform "votesUP!" eine Vereinbarung getroffen (aktuelle Laufzeit 01.06.2021 - 30.05.2022), so dass eine kostenfreie Nutzung für alle Mitgliedsorganisationen und deren Untergliederung möglich ist. (https://votesup.eu/create?sport-in-niedersachsen).
Mehr dazu: (https://lsb-niedersachsen.vibss.de/vereinsmanagement/recht/aktuelles/digitale-mitgliederversammlungen-organisieren/virtuelle-abstimmungen-mit-votesup-durchfuehren)

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Andere Anbieter

Wenn Sie aus irgendeinem Grund mit votesUP! nicht klarkommen, gibt es noch etliche weitere, kommerzielle Anbieter. Diese unterhalten verschiedene Preismodelle. Bei Vereins-Abstimmung.de zum Beispiel sind Abstimmungen bis zu 10 Teilnehmern kostenlos (www.vereins-abstimmung.de). Darüber kosten Abstimmungen 10 Cent pro Teilnehmer. Bei PollUnit sind die Preise nach der Anzahl der Teilnehmer gestaffelt und gelten für einen Monat oder ein Jahr (pollunit.com/de/). Ein Monat beliebig viele Abstimmungen mit bis zu 200 Teilnehmern kostet zum Beispiel 7 Euro, ein Jahr 36 Euro.

Weitere Anbieter für Online-Abstimmungen

DirectPoll: directpoll.com
Electionbuddy: electionbuddy.com
Glissser: www.glisser.com
LamaPoll: www.lamapoll.de
OpenSlides: openslides.com/de
Polyas: www.polyas.de
Surveymonkey: de.surveymonkey.com
Votingtech: www.votingtech.de
Abstimmen per Smartphone: Neun Voting-Tools im TestTest von neun Voting-Tools bei heise: heise.de/-4247437
Leitfaden Digitale Mitgliederversammlungen... von der Deutschen Sportjugend:
zum Leitfaden

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